Zwei Hauptversammlungen. Eine Halle. 18 Stunden.
Wie eine Event-Agentur zwei Großveranstaltungen für Tausende Aktionäre miteinander verbindet – und durch minutiöse Planung jährlich einen sechsstelligen Betrag einspart
Ausgangslage: Event-Agentur, Hauptversammlungen, Großveranstaltungen, Veranstaltungslogistik
Leistungsbereich: Unternehmenskommunikation, B2B-Kommunikation, Storytelling
Format: Success Story / PR-Text
Auftraggeber: Event&Effekt (anonymisiert)
Thema: Zwei Hauptversammlungen großer Aktiengesellschaften am selben Veranstaltungsort mit nur 18 Stunden Umbauzeit
Textaufgabe: Zeigen, wie aus komplexer Planung, eingespielter Zusammenarbeit und konsequenter Nutzung von Synergien zwei eigenständige Großveranstaltungen entstehen – bei gleichzeitig erheblich sinkenden Kosten
Hinweis: Eine ausdrückliche Freigabe zur Veröffentlichung dieser Arbeitsprobe liegt nicht vor. Auftraggeber, Unternehmen und beteiligte Personen sind daher anonymisiert.
Der Kraftakt hinter dem fliegenden Wechsel
5.500 Aktionäre verlassen die Halle. Wenig später soll nichts mehr an ihre Hauptversammlung erinnern. Fahnen verschwinden, Logos werden ausgetauscht, Räume neu eingerichtet. Dann ist alles bereit für die nächste Veranstaltung – diesmal mit rund 12.000 Aktionären.
Dazwischen liegen knapp 18 Stunden.
Die Story dieser Arbeitsprobe: Zwei Großveranstaltungen am selben Ort, ein fliegender Wechsel und ein wirtschaftliches Ziel. Durch gemeinsam genutzte Ressourcen sparen beide Auftraggeber jährlich einen mittleren sechsstelligen Betrag. Dahinter stehen rund neun Monate Planung, Koordination und Logistik.
Die Herausforderung
Event-Agenturen können vieles über ihre Arbeit behaupten: professionell, zuverlässig, flexibel, belastbar. Interessanter ist, woran sich diese Leistungsfähigkeit konkret erkennen lässt.
Hier liefert das Projekt selbst die Antwort: Tausende Menschen, zwei eigenständige Markenwelten, eine extrem kurze Umbauphase – und zugleich der Anspruch, durch Synergien erhebliche Kosten zu sparen.
Der Text sollte diese Leistung nicht behaupten, sondern erlebbar machen.
Mein Ansatz
Die 18 Stunden werden zum dramaturgischen Mittelpunkt. Von dort führt die Geschichte zurück in die monatelange Planung – und anschließend wieder hinein in den fliegenden Wechsel zwischen beiden Veranstaltungen.
So wird Eventmanagement als Handlung erfahrbar: analysieren, koordinieren, reagieren, umbauen und pünktlich wieder bereit sein.
Zugleich kommen die Menschen hinter dieser Leistung zu Wort. Geschäftsführer Tjark P. spricht über Druck, Adrenalinschübe und Teamgeist. Damit bekommt die organisatorische Leistung eine menschliche Ebene.
Was diese Arbeitsprobe zeigt
- Dramaturgie aus einer realen zeitlichen Zuspitzung
- Verbindung von organisatorischer Leistung und wirtschaftlichem Nutzen
- Vermittlung komplexer Eventlogistik durch konkrete Situationen
- Darstellung von Teamleistung ohne reine Kompetenzbehauptungen
- B2B-Storytelling für eine erklärungsbedürftige Dienstleistung
Warum das wichtig ist
Bei Dienstleistungen bleibt ein großer Teil der Leistung unsichtbar. Wenn ein Event funktioniert, sehen Gäste vor allem das Ergebnis – nicht die Monate der Planung und Abstimmung davor.
Eine Success Story kann diese verborgene Arbeit zeigen. Hier wird aus einem mittleren sechsstelligen Einspareffekt keine isolierte Zahl, sondern das Ergebnis eines nachvollziehbaren Konzepts.
Damit zeigt die Arbeitsprobe, was Business Storytelling für Dienstleister leisten kann: Aus „Wir organisieren anspruchsvolle Events“ wird eine konkrete Geschichte darüber, was dafür tatsächlich geschehen muss.
Diese Textprobe ist Teil meiner Arbeit als Texter für Storytelling und strategische Kommunikation in Hamburg.
Event – effizient!
Wenn zwei sich einig sind, entstehen ganz neue Perspektiven. So auch im Big Business. Und diese beiden Events sind wirklich big: Zuerst lädt die [Omega] AG ihre rund 5.500 Aktionäre zur Hauptversammlung ein. Schon kurz darauf nehmen am gleichen Ort die rund 12.000 Aktionäre der [Alpha] AG Platz. Dazwischen: sportlich knappe 18 Stunden Umbaupause in der Halle. Die Auftraggeber sind anspruchsvoll. Von der ausführenden Agentur [Event&Effekt] ist vollendete Perfektion gefragt. Das Team startet mit großer Leidenschaft wieder einmal durch – und erreicht so jedes Jahr aufs Neue weitere Erfolge.
Ein Kraftakt, der weitsichtige Planung erzwingt: Ein Dreivierteljahr lang sind die unerschütterlichen Macher der Agentur Event&Effekt im täglichen Einsatz, um diese zwei erstklassigen Hauptversammlungen erfolgreich zu realisieren. Dafür sind sie von einer Fachpublikation in die Riege der Top-10-Ausrichter für Aktionärsversammlungen von DAX-Unternehmen erhoben worden.
Mission: einen sechsstelligen Betrag einsparen
Und wieder lautet der Auftrag für die bestens erprobte Crew: Synergien bündeln! Sämtliche Leistungsträger werden mit größter Effektivität koordiniert und souverän zum Ziel geführt - vom Ausbau über Sound-Design bis hin zum Catering. Damit der Plan erneut aufgeht: An einem einzigen Veranstaltungsort zwei Events auf höchstem Niveau mit möglichst geringen Kosten vollenden. Die Summe des Einspareffektes ist jährlich gewachsen: mittlerweile auf einen mittleren sechsstelligen Betrag – und ein Ende ist noch nicht in Sicht. Wie funktioniert das?
Der erste wesentliche Schritt: Zusammenlegung der Aktionärsversammlungen. „Schon im Sondierungsgespräch hat sich ganz klar gezeigt, dass beide AGs profitieren werden“, erklärt Tjark P., Geschäftsführer von Event&Effekt. „Und das hat sich nun hinlänglich bestätigt.“
Sagt er das mit einem triumphalen Lächeln? Nein! Die Frage ist ihm etwas peinlich. „Ich freue mich einfach so sehr darüber, dass wir als ein wirklich hochprofessionelles Team so viel geschafft haben – und schon wieder erkennen, wie viel mehr wir für die Unternehmen noch erreichen können. Darauf sind wir stolz.“
Freudige Zuversicht – trotz des hohen Drucks: Denn der logistische Aufwand für zwei Großveranstaltungen mit jeweils vielen Tausend Menschen ist immens. Damit auch tatsächlich gespart wird, muss die ausführende Agentur diese Dimensionen zuverlässig beherrschen. „Meine Männer schaffen das absolut souverän!“, betont P.
Am Anfang: Analyse. Der Workflow kommt auf den Prüfstand. Kooperationspartner werden gesucht; und später gegen leistungsfähigere getauscht. Die eingesetzte Technik wird auf notwendiges Innovationspotenzial hin überprüft. Die Komplexität der Planungen erreicht annähernd das Niveau eines kommunalen Haushaltsentwurfs mit fast allen Leistungsanforderungen.
Schließlich entspricht die zur ersten Hauptversammlung erwartete Menschenmenge der Einwohnerschaft eines sehr großen Dorfes. Wenn auf die erste AG die zweite folgt, also nur wenige Stunden später, rückt sogar die Menschenmenge einer Kleinstadt an.
Sie alle brauchen Licht, Wärme, Speisen, Getränke, Gesundheitsversorgung und so weiter. „Wir alle müssen einerseits so funktionieren wie eine gut geschmierte Maschine, dabei aber andererseits auch den Spaß bewahren. Damit unser Miteinander bestens läuft und wir auch dem Kunden und seinen Gästen gegenüber nahbar bleiben. Unsere Leute bekommen das perfekt hin. Das beobachte ich immer wieder mit großer Begeisterung.“
Adrenalinschübe gehören dazu
War der Agentur beim ersten Mal klar, was auf sie zukommt? „Wir wussten, dass sehr große Anforderungen an uns gestellt sind. Das ist allerdings immer so. Jeder Event ist anders und einzigartig. Deshalb weiß man nie so richtig, was passiert. Etliche Adrenalinschübe gehören zu unserem Alltag“, wiegelt Tjark P. ab.
Konkrete Zahlen: 20. Januar, Hauptversammlung der Omega AG mit 5.500 Aktionären. 22. Januar, Hauptversammlung der Alpha AG mit 12.000 Aktionären. Dazwischen die Umbaupause in der Großhalle.
Umbautempo – fast wie im Flug
Verlangt ist von den Agentur-Machern dabei höchste Konzentration. Das Tempo ist rasant. Kaum endet die erste Versammlung, startet der fliegende Wechsel: Omega-Fahnen runter, Alpha-Fahnen rauf. Auch drinnen werden Logos abgerubbelt und die neuen geklebt. Knappe 18 Stunden später verweist keine Spur mehr auf Omega. Alles ist bereit für Alpha. Und die toughen Männer von Event&Effekt liefern noch einmal volle Perfektion.
Fazit: Wieder hat es funktioniert. Zwei Global Players, zwei Hauptversammlungen – ein Ort. Sämtliche Einsparpotenziale wurden ausgenutzt – und trotzdem waren es zwei ganz individuelle Hauptversammlungen ohne jeglichen Abstrich.
„Für eine solche Punktlandung braucht man ein echt starkes Team. Wir sind so eins“, sagt Tjark P. „Diese Profis tragen in Nullkommanichts Erdhügel ab, um Zelte aufbauen zu können, um im nächsten Augenblick flink wie die Wiesel High-Tech-Ersatzmaterial heranzuschaffen, selbst wenn es sich um seltene Produkte handelt. Und einmal mussten sie auch damit klarkommen, dass während der Versammlung ein Gast verstorben ist. Das war nicht einfach. Aber wir sind eben ein absolut eingeschworenes Team, das sich und anderen beisteht. Unsere Kunden erkennen und wertschätzen das. Jahr für Jahr“, ergänzt er lächelnd. Freudig, nicht triumphal.
Wer hier schreibt: Volker Höinghaus
Ich bin freiberuflicher Texter, Werbetexter, Copywriter und Storyteller aus Hamburg. Seit über 20 Jahren entwickle ich für Unternehmen und Organisationen in Deutschland, Österreich und der Schweiz Texte, die ihre Besonderheiten herausarbeiten und komplexe Themen verständlich vermitteln. Sie geben Menschen Orientierung und stärken Marken nachhaltig.
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