Zwei Hauptversammlungen. Eine Halle. 18 Stunden.
Wie eine Event-Agentur zwei Großveranstaltungen für Tausende Aktionäre miteinander verbindet – und durch minutiöse Planung jährlich einen sechsstelligen Betrag einspart
Ausgangslage: Event-Agentur, Hauptversammlungen, Großveranstaltungen, Veranstaltungslogistik
Leistungsbereich: Unternehmenskommunikation, B2B-Kommunikation, Storytelling
Format: Success Story / PR-Text
Auftraggeber: Event&Effekt (anonymisiert)
Thema: Zwei Hauptversammlungen großer Aktiengesellschaften am selben Veranstaltungsort mit nur 18 Stunden Umbauzeit
Textaufgabe: Zeigen, wie aus komplexer Planung, eingespielter Zusammenarbeit und konsequenter Nutzung von Synergien zwei eigenständige Großveranstaltungen entstehen – bei gleichzeitig erheblich sinkenden Kosten
Der Kraftakt hinter dem fliegenden Wechsel
5.500 Aktionäre verlassen die Halle. Wenig später soll nichts mehr an ihre Hauptversammlung erinnern. Fahnen verschwinden, Logos werden ausgetauscht, Technik und Räume neu eingerichtet. Dann ist alles bereit für die nächste Veranstaltung – diesmal mit rund 12.000 Aktionären.
Dazwischen liegen knapp 18 Stunden.
Genau darin steckt die Geschichte dieser Arbeitsprobe für die Event-Agentur Event&Effekt: Zwei Großveranstaltungen werden am selben Ort realisiert, ohne dass eine von ihnen wie die Wiederholung der anderen wirken darf.
Hinter dem fliegenden Wechsel steht allerdings weit mehr als eine schnelle Umbauaktion. Rund ein Dreivierteljahr arbeitet das Agenturteam an Planung, Koordination und Logistik. Dienstleister müssen zusammenspielen, Technik muss funktionieren, Abläufe müssen belastbar sein.
Denn die gemeinsame Nutzung des Veranstaltungsorts verfolgt ein wirtschaftliches Ziel: Synergien sollen die Kosten für beide Auftraggeber erheblich senken. Der Einspareffekt ist über die Jahre auf einen mittleren sechsstelligen Betrag gewachsen.
Die Herausforderung
Event-Agenturen können vieles über ihre Arbeit behaupten: professionell, zuverlässig, flexibel, belastbar. Gerade bei Großveranstaltungen gehören solche Eigenschaften zum erwarteten Standard.
Die interessantere Frage lautet deshalb: Woran lässt sich diese Leistungsfähigkeit konkret erleben?
Bei diesem Projekt liefert die Realität selbst die Antwort. Tausende Menschen müssen versorgt, technische und organisatorische Abläufe koordiniert und zwei eigenständige Markenwelten innerhalb kürzester Zeit nacheinander inszeniert werden. Gleichzeitig sollen die Auftraggeber durch das gemeinsame Konzept erheblich sparen.
Die kommunikative Aufgabe bestand damit nicht darin, die Agentur als „leistungsstark“ zu bezeichnen. Der Text sollte zeigen, was Leistungsstärke unter realem Druck bedeutet.
Die 18 Stunden zwischen beiden Veranstaltungen werden so zum Brennglas für eine Arbeit, die bereits Monate vorher begonnen hat.
Mein Ansatz
Der Text erzählt die Leistung als Vorgang.
Zunächst stehen die Dimensionen im Raum: rund 5.500 Aktionäre bei der ersten Hauptversammlung, rund 12.000 bei der zweiten. Ein Veranstaltungsort. Zwei anspruchsvolle Auftraggeber. Und dazwischen eine extrem kurze Umbauphase.
Von dort führt die Geschichte zurück in die Planung.
Workflows werden analysiert. Kooperationspartner ausgewählt und überprüft. Technik wird auf Innovationspotenzial untersucht. Ausbau, Sounddesign und Catering müssen so koordiniert werden, dass aus zahlreichen Einzelleistungen ein belastbarer Gesamtprozess entsteht.
Dann beschleunigt die Geschichte wieder.
Die erste Hauptversammlung endet. Fahnen werden gewechselt, Logos entfernt und ersetzt, Räume umgebaut. Wenige Stunden später ist aus der Welt von Omega die Welt von Alpha geworden.
Dadurch wird eine abstrakte Leistung wie Eventmanagement als konkrete Handlung erfahrbar: planen, koordinieren, reagieren, umbauen – und pünktlich wieder bereit sein.
Auch die Menschen hinter dieser Leistung bekommen Raum. Geschäftsführer Tjark P. (anonymisiert) spricht über Druck, Adrenalinschübe, Teamgeist und Situationen, in denen weit mehr gefragt ist als organisatorische Routine. So entsteht neben der logistischen Dimension eine zweite Ebene: die Zusammenarbeit eines Teams, das auch unter außergewöhnlichen Bedingungen handlungsfähig bleiben muss.
Was diese Arbeitsprobe zeigt
- Übersetzung komplexer Eventlogistik in eine nachvollziehbare Geschichte
- Dramaturgie aus einer realen zeitlichen Zuspitzung
- Verbindung von organisatorischer Leistung und wirtschaftlichem Nutzen
- Vermittlung von Größenordnungen durch konkrete Zahlen und Situationen
- Darstellung von Teamleistung ohne reine Kompetenzbehauptungen
- Einbindung von Geschäftsführer-Zitaten als charakterbildende Elemente
- B2B-Storytelling für eine erklärungsbedürftige Dienstleistung
- Verbindung von Planung, Umsetzung und messbarem Einspareffekt
Warum das wichtig ist
Bei Dienstleistungen bleibt ein großer Teil der eigentlichen Leistung für Außenstehende unsichtbar.
Am Veranstaltungstag sehen Gäste eine funktionierende Halle, Technik, Catering und einen geregelten Ablauf. Gerade weil alles funktioniert, ist kaum zu erkennen, wie viel Planung, Abstimmung und Erfahrung dafür notwendig waren.
Eine Success Story kann diese verborgene Arbeit freilegen.
In diesem Fall führt sie vom fertigen Event zurück in den Maschinenraum der Organisation: zu Monaten der Vorbereitung, zur Koordination zahlreicher Beteiligter und schließlich zu jenen knapp 18 Stunden, in denen die gesamte Planung ihren Härtetest bestehen muss.
Der wirtschaftliche Nutzen bekommt dadurch ebenfalls eine Geschichte. Ein mittlerer sechsstelliger Einspareffekt bleibt keine isolierte Zahl. Er wird zum Ergebnis eines konkreten Konzepts: Zwei Unternehmen nutzen denselben Veranstaltungsort und gemeinsame Ressourcen, während ihre Hauptversammlungen dennoch eigenständig bleiben.
Damit zeigt die Arbeitsprobe exemplarisch, was Business Storytelling für Dienstleister leisten kann: Eine Leistung, die sich normalerweise hinter einem gelungenen Ergebnis verbirgt, wird als Prozess nachvollziehbar.
Und aus „Wir organisieren anspruchsvolle Events“ wird eine Geschichte darüber, was tatsächlich geschehen muss, damit 17.500 Aktionäre innerhalb kürzester Zeit zwei unterschiedliche Großveranstaltungen erleben können.
Diese Textprobe ist Teil meiner Arbeit als Texter für Storytelling und strategische Kommunikation in Hamburg.
Event – effizient!
Wenn zwei sich einig sind, entstehen ganz neue Perspektiven. So auch im Big Business. Und diese beiden Events sind wirklich big: Zuerst lädt die [Omega] AG ihre rund 5.500 Aktionäre zur Hauptversammlung ein. Schon kurz darauf nehmen am gleichen Ort die rund 12.000 Aktionäre der [Alpha] AG Platz. Dazwischen: sportlich knappe 18 Stunden Umbaupause in der Halle. Die Auftraggeber sind anspruchsvoll. Von der ausführenden Agentur [Event&Effekt] ist vollendete Perfektion gefragt. Das Team startet mit großer Leidenschaft wieder einmal durch – und erreicht so jedes Jahr aufs Neue weitere Erfolge.
Ein Kraftakt, der weitsichtige Planung erzwingt: Ein Dreivierteljahr lang sind die unerschütterlichen Macher der Agentur Event&Effekt im täglichen Einsatz, um diese zwei erstklassigen Hauptversammlungen erfolgreich zu realisieren. Dafür sind sie von einer Fachpublikation in die Riege der Top-10-Ausrichter für Aktionärsversammlungen von DAX-Unternehmen erhoben worden.
Mission: einen sechsstelligen Betrag einsparen
Und wieder lautet der Auftrag für die bestens erprobte Crew: Synergien bündeln! Sämtliche Leistungsträger werden mit größter Effektivität koordiniert und souverän zum Ziel geführt - vom Ausbau über Sound-Design bis hin zum Catering. Damit der Plan erneut aufgeht: An einem einzigen Veranstaltungsort zwei Events auf höchstem Niveau mit möglichst geringen Kosten vollenden. Die Summe des Einspareffektes ist jährlich gewachsen: mittlerweile auf einen mittleren sechsstelligen Betrag – und ein Ende ist noch nicht in Sicht. Wie funktioniert das?
Der erste wesentliche Schritt: Zusammenlegung der Aktionärsversammlungen. „Schon im Sondierungsgespräch hat sich ganz klar gezeigt, dass beide AGs profitieren werden“, erklärt Tjark P., Geschäftsführer von Event&Effekt. „Und das hat sich nun hinlänglich bestätigt.“
Sagt er das mit einem triumphalen Lächeln? Nein! Die Frage ist ihm etwas peinlich. „Ich freue mich einfach so sehr darüber, dass wir als ein wirklich hochprofessionelles Team so viel geschafft haben – und schon wieder erkennen, wie viel mehr wir für die Unternehmen noch erreichen können. Darauf sind wir stolz.“
Freudige Zuversicht – trotz des hohen Drucks: Denn der logistische Aufwand für zwei Großveranstaltungen mit jeweils vielen Tausend Menschen ist immens. Damit auch tatsächlich gespart wird, muss die ausführende Agentur diese Dimensionen zuverlässig beherrschen. „Meine Männer schaffen das absolut souverän!“, betont P.
Am Anfang: Analyse. Der Workflow kommt auf den Prüfstand. Kooperationspartner werden gesucht; und später gegen leistungsfähigere getauscht. Die eingesetzte Technik wird auf notwendiges Innovationspotenzial hin überprüft. Die Komplexität der Planungen erreicht annähernd das Niveau eines kommunalen Haushaltsentwurfs mit fast allen Leistungsanforderungen.
Schließlich entspricht die zur ersten Hauptversammlung erwartete Menschenmenge der Einwohnerschaft eines sehr großen Dorfes. Wenn auf die erste AG die zweite folgt, also nur wenige Stunden später, rückt sogar die Menschenmenge einer Kleinstadt an.
Sie alle brauchen Licht, Wärme, Speisen, Getränke, Gesundheitsversorgung und so weiter. „Wir alle müssen einerseits so funktionieren wie eine gut geschmierte Maschine, dabei aber andererseits auch den Spaß bewahren. Damit unser Miteinander bestens läuft und wir auch dem Kunden und seinen Gästen gegenüber nahbar bleiben. Unsere Leute bekommen das perfekt hin. Das beobachte ich immer wieder mit großer Begeisterung.“
Adrenalinschübe gehören dazu
War der Agentur beim ersten Mal klar, was auf sie zukommt? „Wir wussten, dass sehr große Anforderungen an uns gestellt sind. Das ist allerdings immer so. Jeder Event ist anders und einzigartig. Deshalb weiß man nie so richtig, was passiert. Etliche Adrenalinschübe gehören zu unserem Alltag“, wiegelt Tjark P. ab.
Konkrete Zahlen: 20. Januar, Hauptversammlung der Omega AG mit 5.500 Aktionären. 22. Januar, Hauptversammlung der Alpha AG mit 12.000 Aktionären. Dazwischen die Umbaupause in der Großhalle.
Umbautempo – fast wie im Flug
Verlangt ist von den Agentur-Machern dabei höchste Konzentration. Das Tempo ist rasant. Kaum endet die erste Versammlung, startet der fliegende Wechsel: Omega-Fahnen runter, Alpha-Fahnen rauf. Auch drinnen werden Logos abgerubbelt und die neuen geklebt. Knappe 18 Stunden später verweist keine Spur mehr auf Omega. Alles ist bereit für Alpha. Und die toughen Männer von Event&Effekt liefern noch einmal volle Perfektion.
Fazit: Wieder hat es funktioniert. Zwei Global Players, zwei Hauptversammlungen – ein Ort. Sämtliche Einsparpotenziale wurden ausgenutzt – und trotzdem waren es zwei ganz individuelle Hauptversammlungen ohne jeglichen Abstrich.
„Für eine solche Punktlandung braucht man ein echt starkes Team. Wir sind so eins“, sagt Tjark P. „Diese Profis tragen in Nullkommanichts Erdhügel ab, um Zelte aufbauen zu können, um im nächsten Augenblick flink wie die Wiesel High-Tech-Ersatzmaterial heranzuschaffen, selbst wenn es sich um seltene Produkte handelt. Und einmal mussten sie auch damit klarkommen, dass während der Versammlung ein Gast verstorben ist. Das war nicht einfach. Aber wir sind eben ein absolut eingeschworenes Team, das sich und anderen beisteht. Unsere Kunden erkennen und wertschätzen das. Jahr für Jahr“, ergänzt er lächelnd. Freudig, nicht triumphal.
Wer hier schreibt: Volker Höinghaus
Ich bin professioneller freiberuflicher Texter, Werbetexter, Copywriter und Storyteller aus Hamburg. Seit über 20 Jahren entwickle ich für Unternehmen Texte, die deutlich machen, was sie besonders macht, und komplexe Themen verständlich vermitteln. Sie geben Menschen Orientierung und stärken Marken nachhaltig.
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